Personalvermittlung gründen: Was Sie für den Start brauchen
Personalvermittler zu werden ist formal einfacher, als viele denken – erfolgreich zu werden nicht. Ein Leitfaden von der Gewerbeanmeldung über Datenschutz und Verträge bis zu den ersten Kunden.
Christopher Odenkirchen · Stand 21. Oktober 2026 · 3 Min. Lesezeit
Vermittlung, Überlassung, Beratung: die Abgrenzung
Bevor es um Formulare geht, lohnt ein Blick darauf, welches Geschäft Sie eigentlich betreiben:
| Modell | Was Sie tun | Erlaubnis |
|---|---|---|
| Personalvermittlung | Sie vermitteln Kandidaten in eine Festanstellung beim Kunden und erhalten bei Erfolg ein Honorar. | Keine besondere Erlaubnis, Gewerbeanmeldung genügt. |
| Personalberatung, Executive Search | Sie suchen im Auftrag eines Unternehmens gezielt für eine Position, oft gegen Retainer. | Keine besondere Erlaubnis. |
| Arbeitnehmerüberlassung | Sie stellen Mitarbeitende selbst an und überlassen sie Kunden auf Zeit. | Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit nach § 1 AÜG. |
Die private Arbeitsvermittlung ist in Deutschland seit 2002 erlaubnisfrei. Sobald Sie Personal selbst anstellen und überlassen, gelten dagegen die strengen Regeln des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes.
Die Formalien
- Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt Ihrer Gemeinde.
- Steuerliche Erfassung beim Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung; die IHK-Mitgliedschaft folgt automatisch.
- Rechtsform: Als Einzelunternehmen starten Sie am schnellsten, haften aber mit dem Privatvermögen. Eine UG oder GmbH begrenzt die Haftung.
- Versicherung: Eine Vermögensschaden-Haftpflicht ist für Vermittler empfehlenswert.
- AZAV-Zulassung: Nur nötig, wenn Sie Vermittlungsgutscheine der Agentur für Arbeit annehmen wollen. Die Zulassung erteilt eine fachkundige Stelle.
Datenschutz von Anfang an
Sie verarbeiten Lebensläufe, Gehaltsvorstellungen und Wechselabsichten – sensible Daten, bei denen Kandidaten zu Recht genau hinsehen. Was Sie brauchen:
- ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO),
- Datenschutzhinweise für Kandidaten (Art. 13 und 14 DSGVO),
- das Einverständnis der Kandidaten, bevor Sie Profile an Unternehmen weitergeben,
- ein Löschkonzept: Wie lange bleiben Profile gespeichert, und wann werden sie gelöscht?
- Verträge zur Auftragsverarbeitung mit Ihren Software-Anbietern (Art. 28 DSGVO),
- ab 20 Personen, die ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten, einen Datenschutzbeauftragten (§ 38 BDSG).
Die Verträge
Mit Ihren Kunden schließen Sie einen Vermittlungsvertrag oder vereinbaren Allgemeine Geschäftsbedingungen. Darin gehören: Honorar und Berechnungsgrundlage, Fälligkeit, Regelung für die Probezeit, Vorstellungsschutz und Haftung. Was dabei üblich ist, steht im Beitrag Provision in der Personalvermittlung.
Spezialisierung: die wichtigste Entscheidung
Eine Vermittlung „für alles“ hat es schwer. Wer sich auf eine Branche, eine Funktion oder eine Region konzentriert, baut schneller ein Netzwerk auf, versteht die Anforderungen besser und wird von Kandidaten wie Unternehmen als Fachmann wahrgenommen. Wählen Sie ein Feld, in dem Sie selbst Erfahrung oder Kontakte haben.
Die Werkzeuge
- Bewerbersoftware oder CRM für Kandidaten, Kunden und den Stand jeder Vermittlung.
- Berufliche Netzwerke und Jobportale für die Suche nach Kandidaten.
- Telefon und Videokonferenz für Gespräche mit Kandidaten und Kunden.
- Automatisierung für Marktbeobachtung und Akquise, damit die Suche nach passenden offenen Stellen nicht den Tag füllt.
Die ersten Kunden
Am Anfang stehen fast immer persönliche Kontakte und Empfehlungen. Dazu kommt die telefonische Ansprache von Unternehmen, die eine passende Stelle ausgeschrieben haben – mit einem konkreten Kandidaten als Anlass. Wie das geht, zeigt der Beitrag zur MPC-Methode. Kalt-E-Mails sind dagegen auch zwischen Unternehmen ohne Einwilligung unzulässig; mehr dazu im Beitrag Kaltakquise in der Personalvermittlung.
- Geschäftsmodell festgelegt: Vermittlung, Beratung oder Überlassung
- Gewerbe angemeldet, steuerlich erfasst
- Rechtsform und Versicherung gewählt
- Datenschutzhinweise, Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept
- Vertrag oder AGB mit Honorar, Probezeit und Vorstellungsschutz
- Spezialisierung gewählt
- Werkzeuge eingerichtet
- Liste der ersten zwanzig Zielunternehmen
Quellen
- § 1 AÜG – Erlaubnispflicht
- § 38 BDSG – Datenschutzbeauftragte nichtöffentlicher Stellen
- DSGVO, EUR-Lex
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand 21. Oktober 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Gesetze und ihre Auslegung ändern sich – prüfen Sie Fristen und Einzelheiten vor einer Entscheidung an der jeweiligen Quelle.