Provision in der Personalvermittlung: Höhe, Modelle, Probezeit
Was ein Unternehmen für eine erfolgreiche Vermittlung zahlt, ist frei verhandelbar – es haben sich aber feste Spannen und Modelle eingebürgert. Ein Überblick über die übliche Höhe, Erfolgs- und Retainer-Modelle, Regeln für die Probezeit und den Sonderfall Vermittlungsgutschein.
Christopher Odenkirchen · Stand 21. Oktober 2026 · 3 Min. Lesezeit
- Üblich sind Honorare zwischen etwa 20 und 30 Prozent des Bruttojahreszielgehalts, in der Executive Search auch darüber. Das sind Erfahrungswerte, keine festen Sätze.
- Verbreitet sind das Erfolgshonorar und der Retainer mit Teilzahlungen.
- Für den Fall, dass der Kandidat in der Probezeit ausscheidet, vereinbaren viele Vermittlungen eine Ersatzsuche oder eine gestaffelte Rückzahlung.
- Zahlt nicht das Unternehmen, sondern der Arbeitsuchende, gelten enge gesetzliche Höchstgrenzen.
Die Berechnungsgrundlage
Grundlage ist meist das Bruttojahreszielgehalt im ersten Beschäftigungsjahr. Legen Sie im Vertrag fest, was dazu zählt: das Fixgehalt, variable Bestandteile bei voller Zielerreichung, ein Dienstwagen oder Sonderzahlungen. Unklare Formulierungen sind der häufigste Grund für Streit über die Rechnung.
Die gängigen Modelle
| Modell | So funktioniert es | Passt zu |
|---|---|---|
| Erfolgshonorar | Das Honorar wird erst fällig, wenn ein vermittelter Kandidat den Arbeitsvertrag unterschreibt oder die Stelle antritt. | Personalvermittlung, gut besetzbare Positionen, mehrere Vermittler parallel. |
| Retainer | Das Honorar wird in Teilen gezahlt, häufig in Dritteln: bei Auftrag, bei Vorstellung der Kandidaten, bei Vertragsunterschrift. | Executive Search, exklusive und schwierige Suchen. |
| Pauschalhonorar | Ein fester Betrag unabhängig vom Gehalt. | Mehrere gleichartige Stellen, Rahmenverträge. |
| Exklusivauftrag mit Anzahlung | Kleine Anzahlung bei Auftrag, Rest bei Erfolg; die Anzahlung wird angerechnet. | Mischform, wenn der Kunde Verbindlichkeit zeigen soll. |
Fälligkeit und Vorstellungsschutz
Regeln Sie, wann das Honorar fällig wird – mit Vertragsunterschrift oder mit Arbeitsantritt – und mit welchem Zahlungsziel. Ebenso wichtig ist der Vorstellungsschutz: Stellt das Unternehmen einen von Ihnen vorgestellten Kandidaten innerhalb einer bestimmten Frist ein, etwa innerhalb von zwölf Monaten oder für eine andere Stelle, soll das Honorar trotzdem anfallen.
Provision ohne Vertrag?
Ohne schriftliche Vereinbarung ist ein Anspruch schwer durchzusetzen. Rechtlich handelt es sich meist um einen Maklervertrag (§§ 652 ff. BGB). Er kann zwar auch ohne Unterschrift zustande kommen, Streit über Höhe und Fälligkeit ist dann aber kaum zu vermeiden. Schicken Sie Ihre Konditionen deshalb vor der ersten Vorstellung und lassen Sie sie bestätigen.
Regelungen für die Probezeit
Scheidet der Kandidat früh wieder aus, sind zwei Regelungen verbreitet:
- Ersatzsuche: Die Vermittlung sucht ohne weiteres Honorar einen neuen Kandidaten.
- Gestaffelte Rückzahlung: Ein Teil des Honorars wird erstattet, abhängig davon, wie lange der Kandidat geblieben ist.
Üblich ist ein Zeitraum von drei bis sechs Monaten. Legen Sie fest, wann die Regelung nicht greift – etwa wenn das Unternehmen aus betrieblichen Gründen kündigt oder die Stelle wegfällt.
Sonderfall: Der Arbeitsuchende zahlt
Lässt sich ein Arbeitsuchender selbst vermitteln, schützt ihn das Gesetz: Die Vergütung darf nur bei Erfolg verlangt werden, der Vertrag muss schriftlich geschlossen werden, und sie darf 2.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigen (§ 296 SGB III).
Vermittlungsgutschein
Mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters zahlt die Behörde die Vergütung. Voraussetzung ist eine Zulassung als Träger nach der AZAV. Die Vergütung beträgt 2.000 Euro, bei Langzeitarbeitslosen und Menschen mit Behinderungen bis zu 2.500 Euro. Sie wird in zwei Raten gezahlt: 1.000 Euro nach sechs Wochen Beschäftigung, der Rest nach sechs Monaten (§ 45 Abs. 6 SGB III).
Quellen
- § 652 BGB – Entstehung des Lohnanspruchs
- § 296 SGB III – Vermittlungsvertrag zwischen Vermittler und Arbeitsuchenden
- § 45 SGB III – Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand 21. Oktober 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Gesetze und ihre Auslegung ändern sich – prüfen Sie Fristen und Einzelheiten vor einer Entscheidung an der jeweiligen Quelle.