Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Überblick und Rollenverteilung

matchmaker.hr ist eine Software-Plattform für Personalberatungen. Sie setzt auf die bereits vorhandenen Systeme einer Beratung auf – Bewerbersoftware, Mailkonto, Telefonie und Microsoft Teams – und automatisiert wiederkehrende Schritte des Vermittlungsprozesses KI-gestützt.

Für die Datenverarbeitung ist dabei zwischen zwei Bereichen zu unterscheiden:

• Diese Website und das Kundenverhältnis. Hier sind wir datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Dieser Bereich ist in den Abschnitten 3 bis 5 beschrieben.
• Die Nutzung der Plattform durch unsere Kunden. Für die Daten, die eine Personalberatung in der Plattform verarbeitet – insbesondere Kandidaten- und Kontaktdaten – ist die jeweilige Beratung Verantwortlicher. Wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Dieser Bereich ist in den Abschnitten 6 bis 9 beschrieben.

Alle Daten der Plattform werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Eine Ausnahme bildet der Aufruf des KI-Sprachmodells; dazu Abschnitt 8.

3. Datenverarbeitung beim Besuch dieser Website

Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem). Diese Daten dienen der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der Verbesserung unseres Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken ein und bindet keine Reichweitenmessung, keine Social-Media-Plugins und keine externen Schriftarten ein. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist deshalb nicht erforderlich.

4. Demo-Anfragen und Kontaktaufnahme

Wenn Sie über das Demo-Formular oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Registrierung und Kundenkonto

Für die Nutzung der Plattform ist ein Kundenkonto erforderlich. Bei der Registrierung verarbeiten wir Bestandsdaten (Name, Unternehmen, geschäftliche Kontaktdaten) und Vertragsdaten (gewählte Lizenz, Anzahl der Mitarbeiter-Lizenzen, Abrechnungsdaten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Für alle nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; wir verarbeiten ausschließlich auf dessen dokumentierte Weisung. Mit jedem Kunden wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Nutzung dieser Daten zu eigenen Zwecken findet nicht statt.

6.1 Kandidatendaten

Kandidatendaten stammen entweder aus der angebundenen Bewerbersoftware des Kunden oder werden von ihm in der Plattform angelegt. Verarbeitet werden insbesondere Lebenslauf- und Qualifikationsdaten, Kontaktdaten, Angaben zu Verfügbarkeit und Gehaltsrahmen sowie der Stand der Vermittlung. Aus dem Lebenslauf erstellt die Plattform ein strukturiertes Qualifikationsprofil.

Für dieses Auslesen übergibt die Plattform den Lebenslauf einmal vollständig an das KI-Sprachmodell (Abschnitt 8) – sonst ließen sich Name und Kontaktdaten nicht in das Profil übernehmen. Angaben wie Geburtsdatum, Alter, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Religion oder Gesundheit werden nicht in das Profil übernommen. Das hochgeladene Originaldokument speichert die Plattform nicht.

6.2 Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen

Zur Identifikation offener Stellen und der zuständigen Ansprechpartner wertet die Plattform öffentlich zugängliche Quellen aus: Jobportale, die Karriereseiten von Unternehmen sowie Handelsregister und Impressumsangaben. Dabei werden auch personenbezogene Daten von Ansprechpartnern und Entscheidern verarbeitet – in der Regel Name, Funktion und geschäftliche Kontaktdaten.

Diese Daten werden nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben. Die Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO trifft daher den Kunden als Verantwortlichen; die Plattform stellt zu jedem Datensatz die Quelle dar, damit der Kunde dieser Pflicht nachkommen kann. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der geschäftlichen Kontaktaufnahme); die Abwägung im Einzelfall obliegt dem Kunden.

6.3 E-Mail-Kommunikation

Nachrichten an Kandidaten und Unternehmen entstehen als Entwurf in der Plattform und werden über das eigene Mailkonto des Kunden versendet; beim Empfänger erscheint dessen Absenderadresse. Gespeichert werden der Entwurf, der Freigabe- und Versandzeitpunkt sowie die Zuordnung zum Vorgang. Eingehende Antworten laufen im Postfach des Kunden auf.

6.4 Telefonie

Anrufe lassen sich aus dem Kandidatenprofil heraus über den Browser führen. Verarbeitet werden dabei Verbindungsdaten (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer, Ergebnis des Anrufs) sowie Notizen, die der Berater selbst erfasst. Eine Aufzeichnung der Gespräche findet nicht statt und ist technisch nicht vorgesehen.

6.5 Termine und Gesprächstranskripte

Termine mit Kandidaten oder Entscheidern werden aus dem Vorgang heraus in Microsoft Teams angelegt; die Einladung versendet der Kunde über sein eigenes Teams-Konto. Die Transkription des Gesprächs erfolgt in Microsoft Teams, nicht in matchmaker.hr.

Liegt ein Transkript vor, kann der Berater es auswerten lassen. Die Plattform leitet daraus Vorschläge für das Kandidatenprofil ab – etwa Angaben zu Gehaltsrahmen, Führungserfahrung oder Verfügbarkeit. Das Profil ändert sich erst, wenn der Berater den Vorschlag bestätigt.

Vor der Auswertung ersetzt die Plattform die Namen der Gesprächsteilnehmer durch ihre Rolle – etwa „Kandidat“, „Berater“ oder „Ansprechpartner“ – und entfernt E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Links. Das gilt für Transkripte aus Microsoft Teams und für hochgeladene Transkripte im Text-, VTT- oder Word-Format. Transkripte im PDF-Format lassen sich nicht schwärzen und werden unverändert übergeben.

Auf die Transkription wird bereits in der Termineinladung und zu Beginn des Termins hingewiesen. Für die Rechtsgrundlage der Transkription und für die Information der Gesprächsteilnehmer ist der Kunde als Verantwortlicher zuständig.

7. Angebundene Systeme des Kunden

Bewerbersoftware, Mailkonto, Telefonie und Microsoft Teams sind Systeme des Kunden. Wir greifen ausschließlich im Rahmen der vom Kunden erteilten Berechtigungen darauf zu. Für die Verarbeitung innerhalb dieser Systeme und für die dortigen Vereinbarungen mit den jeweiligen Anbietern – etwa Microsoft – ist der Kunde verantwortlich.

8. KI-gestützte Verarbeitung

Für die Bewertung von Profilen, die Marktanalyse und die Erstellung von Textentwürfen nutzt die Plattform ein KI-Sprachmodell. Die Aufrufe erfolgen ausschließlich über den API-Schlüssel, den der Kunde selbst hinterlegt („Bring Your Own Key“). Hinterlegt werden kann ein Schlüssel für die Claude API der Anthropic PBC, San Francisco, USA, oder für die API von OpenAI (OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA, bzw. deren europäische Gesellschaft OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland). Ohne hinterlegten Schlüssel findet keine KI-Verarbeitung statt; ein Rückgriff auf einen Zugang von matchmaker.hr ist nicht vorgesehen.

Das Vertragsverhältnis mit dem gewählten KI-Anbieter besteht unmittelbar zwischen dem Kunden und dem Anbieter. Nach diesem Vertrag richten sich auch die Garantien für die Übermittlung in ein Drittland, die mit dem Aufruf verbunden sein kann.

Für diese Verarbeitung gilt:

• Bewertung ohne Klarnamen. Für Matching, Anschreiben und Exposé werden Name, Kontaktdaten und Arbeitgeber entfernt, bevor ein Profil an das Sprachmodell übergeben wird. Angaben wie Geburtsdatum, Familienstand oder Staatsangehörigkeit werden ebenfalls entfernt. Übermittelt wird die Qualifikation, nicht die Person; die Zuordnung zum Klarnamen erfolgt ausschließlich innerhalb von matchmaker.hr.
• Assistent mit Kürzeln. Im KI-Assistenten ersetzt die Plattform die Namen von Kandidaten durch Kürzel, bevor eine Anfrage an das Sprachmodell geht, und löst sie erst in der Antwort wieder auf.
• Ausnahmen. Beim Auslesen eines Lebenslaufs sieht das Sprachmodell das Dokument vollständig (Abschnitt 6.1). Gesprächstranskripte werden vor der Auswertung geschwärzt, Transkripte im PDF-Format jedoch unverändert übergeben (Abschnitt 6.5).
• Keine Nutzung zum Training. Nach den API-Bedingungen von Anthropic und OpenAI werden über die API übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet; maßgeblich ist der Vertrag des Kunden mit dem Anbieter. Eine vorübergehende Speicherung zur Missbrauchserkennung beim Anbieter bleibt davon unberührt.
• Keine Speicherung des Modells. Die Daten werden nur für die Dauer des jeweiligen Aufrufs verarbeitet; eine dauerhafte Speicherung findet nur in der EU-Datenbank von matchmaker.hr statt.
• Keine automatisierte Entscheidung. Bewertungen, Vorschläge und Entwürfe der KI sind Entscheidungsunterstützung. Versand, Profiländerung und Statuswechsel gibt stets ein Mensch frei (Human-in-the-Loop). Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
• Nachvollziehbarkeit. Bewertung, Begründung, Zeitpunkt sowie Modell- und Prompt-Version werden protokolliert. Zu jeder gespeicherten Bewertung lässt sich ein Bericht erzeugen, der die Urteile je Kriterium mit ihren Belegen zeigt.

9. Hosting und Empfänger von Daten

Die Plattform und ihre Datenbank werden bei einem Hosting-Anbieter mit Serverstandort in der Europäischen Union betrieben. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an weitere Empfänger findet nur statt, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Eingesetzt werden derzeit:

• Hosting und Datenbankbetrieb – Serverstandort Europäische Union
• Zahlungsdienstleister – Abwicklung der Lizenzgebühren

Mit allen eingesetzten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO, bei Drittlandbezug ergänzt um Standardvertragsklauseln.

Den KI-Anbieter – Anthropic oder OpenAI – ruft die Plattform mit dem Schlüssel des Kunden auf. Grundlage ist der Vertrag zwischen dem Kunden und dem Anbieter (siehe Abschnitt 8).

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (handels- und steuerrechtliche Fristen von 6 bzw. 10 Jahren) bestehen. Für Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, gelten dessen Löschfristen; die Personalakte und die dortigen Fristen bleiben in der Bewerbersoftware des Kunden.

Führend ist dabei die angebundene Bewerbersoftware: Wird ein Kandidat dort gelöscht, löscht die Plattform das Profil beim nächsten Abgleich automatisch – samt Bewertungen, Nachrichten, Gesprächsnotizen und Protokollen. Der Kunde kann ein Profil außerdem jederzeit selbst vollständig löschen und eine Auskunft über alle dazu gespeicherten Daten erzeugen. Zurück bleibt nur ein Löschnachweis ohne Namen und Profildaten.

Nach Vertragsende stellen wir die Daten für 30 Tage zum Export bereit und löschen sie anschließend.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an christopher.odenkirchen@gmail.com. Betreffen Ihre Rechte Daten, die eine Personalberatung als unser Kunde in der Plattform verarbeitet, leiten wir Ihre Anfrage an diese weiter – dort liegt die Verantwortlichkeit.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Funktionen der Plattform oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.